Как подтвердить электронный билет на поезд для бухгалтерии: как с 1 июля работникам подтверждать проезд на поездах или самолетах

Как обосновать расходы на электронный авиабилет

Как обосновать расходы на электронный авиабилет — БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

Новости для бухгалтера, бухучет, налогообложение, отчетность, ФСБУ, прослеживаемость и маркировка, 1С:Бухгалтерия

• Новости
• Статьи
• Вопросы и ответы
• Видео
• Форум

21.07.2021

Минфин разъяснил, как в целях налога на прибыль подтвердить расходы на приобретение электронного авиабилета.

В своем письме от 25.06.2021 № 03-03-07/50225 ведомство напоминает, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и может применяться организациями и ИП при наличных расчетах и при расчетах платежными картами без применения ККТ.

При этом по действующим Федеральным авиационным правилам (приказ Минтранса от 28. 06.2007 № 82) при регистрации пассажира в электронной форме пассажиру по его выбору перевозчиком предоставляется право:

• распечатать посадочный талон самостоятельно;




• получить посадочный талон, оформленный на бумажном носителе, в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта.

Посадочный талон, оформленный в электронном виде, используется при наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, оформленном в электронном виде.

Посадочный талон содержит инициалы и фамилию пассажира, номер рейса, дату отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Соответственно, подтвердить расходы на приобретение электронного авиабилета в целях налога на прибыль могут маршрут/квитанция и посадочный талон.

При этом НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают факт оказания услуг по перевозке, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Темы:
подтверждающие документы, подтверждение расходов, электронный билет, база по налогу на прибыль, командировочные расходы

Рубрика:
Командировки
, Документальное оформление операций
, Налог на прибыль организаций

Подписаться на комментарии

Отправить на почту

Печать

Написать комментарий

Бывшим участникам КГН продлили срок подачи уведомлений о выборе подразделения для уплаты налога на прибыль
Опубликована видеозапись лекции о возможностях «1С:Бухгалтерии 8» для эффективного ведения учета
Экспортеров переведут на упрощенное обоснование нулевой ставки НДС
Бюджетникам расширили состав унифицированных форм электронных первичных документов
Минтруд назвал основные признаки разъездной работы

Опросы

Переход на новые правила уплаты налогов и сдачи отчетности

Испытываете ли вы сложности с переходом на новые правила уплаты налогов и сдачи отчетности?

Да, мы еще не совсем разобрались с переходом на ЕНП и новой отчетностью.

Нет, мне уже все ясно, и я знаю, как платить налоги и сдавать отчетность в 2023 году.

Мы пока вообще не изучали новые правила уплаты налогов. Разберемся в 2023 году.

Мероприятия

Все мероприятия

Учет электронных билетов – такие хлопотные новшества

Оглавление

• 1 Статус электронного билета
• 2 Посадочные талоны
• 3 Вычет НДС по электронному билету
• 4 Бухгалтерский учет расходов

Системы оплаты товаров и услуг с каждым годом все больше интегрируются с передачей данных через интернет, с формированием единой системы данных. Электронными билетами сейчас уже никого не удивить, и оплата таким способом проезда в поезде или на самолете происходит так же легко, как покупка билета в театр или кино.

Организации также не стоят в стороне от новшеств и все больше приобретают для командированных сотрудников не бумажные, а электронные билеты. Как вести учет электронных билетов, какие документы потребуются для подтверждения расходов?

Статус электронного билета

Прежде чем говорить об отражении расходов в учете, следует разобраться с самим понятием «электронный билет». Что это такое?

Электронный билет, который можно использовать для подтверждения расходов на самолет – это маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции. Он представляет собой выписку из автоматизированной системы оформления перевозок.

Этот документ выдается в офисах продаж билетов на самолет при оплате наличными или приходит на электронную почту, а затем его распечатывают на принтере. Он является документом строгой отчетности и используется при расчетах наличными или платежными картами без использования ККТ (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006г. №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.

При поездках по железной дороге используется другой документ строгой отчетности – контрольный купон электронного проездного документа (билета). Он также является выпиской из автоматизированной системы управления перевозками (п.2 Приказа Минтранса России от 31.08.2011г. №228). Этот купон направляется пассажиру в электронном виде.

Посадочные талоны

Достаточно ли одного электронного билета для подтверждения расходов на проезд? С позиции налоговых органов, этого недостаточно, поскольку нет подтверждения, что сотрудник действительно находился в самолете или поезде, т.е. не установлен сам факт проезда (письмо Минфина от 23.09.2011г. №03-03-07/34).

Если билет приобретался в бездокументарной форме, то документами будут:

— маршрут/квитанция – с указанной стоимостью перелета или проезда – подтвердит расходы на приобретение билета;

— посадочный талон – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.

Если посадочный талон у работника не сохранился, то оправдательным документом может стать справка, выданная перевозчиком (или представителем), в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина от 27.02.2012г. №03-03-07/6).

Для признания расходов кассовый чек, банковская выписка, слип не обязательны (письмо Минфина от 01.10.2012г. №03-03-06/1/515).

Вычет НДС по электронному билету

Если компания – продавец билетов является плательщиком НДС, то в электронном билете будет указана сумма НДС, выделенная отдельной строкой. В этом случае организация имеет право на вычет по НДС (письмо Минфина от 21.09.2012г. №03-07-11/393).

Для получения вычета билет регистрируется в книге покупок. Билет регистрируется в книге тогда, когда возникает право на вычет – на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Если ИНН на билете не указан, то соответствующий столбец не заполняется.

Если НДС в билете не выделен или есть строка под общим названием «налоги и сборы», то принять НДС к вычету нельзя. В этом случае вся сумма расходов на приобретение билета относится на прочие расходы, связанные с производством и реализацией (письмо Минфина от 10.01.2013 г. №03-07-11/01).

Бухгалтерский учет расходов

Для отражения оплаченных билетов Планом счетов предназначен счет 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы». При покупке билетов по безналичному расчету делаются следующие записи:

Дебет 60 — Кредит 51 – оплачено за приобретенные билеты;

Дебет 50-3 «Денежные документы» — Кредит 60  – оприходованы в кассу приобретенные билеты;

Дебет 71 — Кредит 50-3 «Денежные документы» – билеты выданы подотчетному лицу.

Про оформление авансового отчета читайте здесь. О других подтверждающих документах смотрите тут.

А на вашем предприятии используются электронные билеты? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Использование приложения Trainline для деловых поездок

Опубликовано 22 марта 2021 г. , 14:30

Если вы регулярно путешествуете по делам, весьма вероятно, что вы проводите много времени в поездах. Несмотря на то, что есть несколько хороших веб-сайтов и приложений, через которые вы можете забронировать свои поездки, одним из лучших из доступных является Trainline, особенно его приложение для смартфонов. Простая в использовании, с элегантным и привлекательным дизайном, эта функция обязательно должна быть на вашем домашнем экране.

Простые квитанции

Прошли те времена, когда вам приходилось хранить билеты на поезд, чтобы ваш бухгалтер мог отразить их в ваших расходах. Как только вы забронируете поездку, приложение Trainline отправит вам по электронной почте квитанцию, которая включает в себя загружаемые PDF-файлы ваших билетов. Даже если вы случайно удалите электронное письмо, вы можете в любой момент зайти в свою учетную запись и загрузить свои квитанции.

Не забывайте требовать каждую копейку, чтобы сохранять налоговую эффективность круглый год.

Живые функции

Приложение Trainline постоянно обновляется с помощью текущих обновлений, включая номера платформ и ход поездки. Если вы находитесь на полпути и вам нужно проверить, во сколько вы должны прибыть, или вы беспокоитесь о задержках, из-за которых вы пропустите соединение, просто зайдите в приложение, чтобы проверить, где вы сейчас находитесь и сколько времени осталось. будет, пока вы не доберетесь до места назначения.

Цифровые билеты

Нет ничего хуже, чем сесть в поезд и на полпути понять, что билетов нигде не видно, и у вас не остается другого выхода, кроме как просить сочувствия у контролера и надеяться, что вас не оштрафуют. К счастью, приложение Trainline содержит цифровые версии ваших билетов, избавляя вас от страха перед тем, что маленькая зелено-оранжевая карточка выскользнет из вашего заднего кармана и оставит вас в затруднительном положении.

После бронирования билетов Trainline отправит вам по электронной почте версии в формате PDF, которые вы сможете загрузить на свои устройства. Однако вы также можете получить к ним доступ через само приложение, что еще проще. Мы рекомендуем сделать и то, и другое, так как таким образом вы сможете загрузить свои билеты, даже если потеряете связь.

Полезные уведомления

Если вы легко отвлекаетесь при бронировании и часто забываете проверить наличие специальных предложений и полезной информации, не бойтесь! В приложении Trainline вы можете активировать всплывающие уведомления, чтобы информировать вас о важных обновлениях, как только вы посещаете страницу бронирования.

Информируя вас об изменениях маршрута, задержках и сборах за бронирование, а также предлагая полезные советы о том, как использовать само приложение, эти уведомления предоставляют вам массу информации.

Поделитесь информацией о путешествии

Вы можете легко сообщить людям свое ожидаемое время прибытия или предоставить им информацию о любых предстоящих планах поездок, поделившись информацией о поездке с помощью функции «Управление бронированием» в приложении.

Вы даже можете поделиться ссылкой на обновления в режиме реального времени с помощью текстового сообщения, Facebook Messenger, WhatsApp и других коммуникационных платформ, эффективно держа сотрудников и клиентов в курсе событий.

Мы здесь, чтобы поддержать ваш бизнес

Мы предоставляем аутсорсинговые бухгалтерские услуги, включая ведение бухгалтерского учета, начисление заработной платы, кредитный контроль, управленческий учет, бизнес-консультации и многое другое. Чтобы начать, позвоните нам по телефону 01482 235575 или заполните нашу контактную форму.

Основные моменты политики в отношении поездок

Путешественники UCI обязаны соблюдать все правила, касающиеся командировочных и представительских расходов . Основные моменты ниже представляют собой наиболее часто встречающиеся правила и рекомендации, о которых должен знать каждый путешественник.

Приведенный ниже список также включает информацию о том, какие квитанции необходимы для возмещения расходов. Дополнительные сведения по этой теме см. в руководстве по сопроводительной документации.

Рассмотрите возможность использования Connexxus для бронирования поездок

• При бронировании через Connexxus легко следовать инструкциям по поездкам . В систему встроено руководство по соблюдению правил дорожного движения UC G-28 .

Бронирование билетов на самолет или поезд

• Бронируйте только автобусные билеты или билеты эконом-класса. Услуги бизнес-класса, первого класса или другие более дорогие услуги (приоритетная или ранняя посадка, дополнительное пространство для ног, место в ряду у выхода, места Plus) обычно не подлежат возмещению. Команда Travel рекомендует использовать Connexxus для бронирования тарифов UC.
• Не использовать пакетные предложения. Как правило, они не подлежат возмещению и сбору за страхование путешествий. Пакетные предложения часто не разделяют стоимость отеля, расходы на авиаперелет и автомобиль.
• Дополнительные сборы: При условии, что они разрешены источником финансирования, следующие сборы авиакомпаний подлежат возмещению в соответствии с политикой UCI:
  
  • Сборы за зарегистрированный багаж и ручную кладь
  • Ранняя регистрация (например, ранняя регистрация Southwest Airlines)
  • Плата за выбор места в экономическом классе
• Требования к квитанции: Маршрутная квитанция с указанием оплаты, класса тарифа, имени пассажира и номера билета.

Зарегистрируйтесь для получения бесплатных поездок

• Вы должны зарегистрироваться: Калифорнийский университет предоставляет бесплатные льготы на проезд всем деловым путешественникам UC, включая страхование от различных несчастных случаев и происшествий, но вы должны зарегистрировать свою поездку в UCOP. Это делается автоматически, если вы бронируете через Connexxus (за исключением Southwest Airlines).
• Веб-сайт UC Away: Если вы бронируете поездку за пределами Connexxus или с Southwest Airlines, вы должны зарегистрировать свою поездку на веб-сайте UC Away.

Аренда автомобиля

• Арендуйте автомобиль, когда это более рентабельно, чем другие средства, такие как такси. Ограничение среднего размера. Воспользуйтесь Connexxus, чтобы забронировать специальные тарифы для объединенных коммуникаций, доступные в компаниях Enterprise, Hertz и National.
• Страхование. Бронирование автомобилей, сделанное в трех упомянутых выше компаниях по аренде автомобилей, включает страховое покрытие, поэтому откажитесь от любой дополнительной страховки — LDW-Отказ от возмещения ущерба, CDW-Отказ от ущерба при столкновении, SLI-Дополнительное страхование ответственности. См. страницу «Аренда автомобиля», чтобы узнать об исключениях, которые применяются за пределами 48 смежных штатов, а также для международных поездок.
• Требования к квитанции: Подробная квитанция.

Использование личного транспорта

• Использование личного автомобиля. Используйте свой личный автомобиль, если это обходится дешевле, чем аренда автомобиля, такси или использование альтернативного транспорта, или если это экономит время.
• Ставка возмещения пробега указана здесь и покрывает общие расходы на топливо/газ, смазку, буксировку, ремонт, замену, шины, амортизацию, страховку и т. д.
• Требование к квитанции: Укажите маршрут Mapquest или Google Maps с указанием километража вашей поездки. Для некоторых единиц может потребоваться лист журнала пробега.

Наземный транспорт вместо полета

• Если было получено предварительное разрешение, вы можете использовать наземный транспорт по личным причинам, даже если самая низкая доступная стоимость авиабилета является наиболее экономичной. Общая сумма возмещения не может превышать эквивалент самой низкой стоимости авиабилета плюс местный транспорт до терминалов и обратно.
• Требование к получению: Сравнение затрат.

Проживание в отеле

• Аренда номера: Для поездок на срок менее 30 дней в пределах континентальной части США возмещение расходов на проживание составляет до 275 долларов США за ночь до вычета налогов и сборов. Стоимость проживания должна быть разумной для региона путешествия. Если путешественник не может обеспечить проживание по цене 275 долларов США за ночь или меньше, путешественник должен предоставить дополнительные документы, такие как сравнение цен в непосредственной близости от места встречи. Сравнение цен должно быть выполнено во время бронирования.
• Забронируйте номер с помощью Connexxus или вашей корпоративной проездной карты. Вы можете запросить оплату на карту Travel Card до окончания поездки, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа. Лица, не являющиеся сотрудниками, могут запросить предоплату проживания университетом.
• Обновления обычно не подлежат возмещению.
• Требование к квитанции: Детализированная квитанция (гостиничный фолио).

Проживание у семьи или друзей

• Вы можете остановиться у друга или члена семьи в командировке, но вы можете им не платить. Неденежные подарки, такие как цветы, продукты или еда из ресторана, разрешены, но не могут превышать 75 долларов США (для любого подарка на сумму более 25 долларов США требуется квитанция). Ограничение: 1 подарок за весь период проживания (не 1 подарок за ночь).
• Требования к квитанции: Квитанция за неденежный подарок > 25 долларов США (включая налог).

Аренда помещений у частных лиц

• Они должны быть зарегистрированы как поставщики. Вы можете получить компенсацию за аренду номера у частного лица вместо гостиницы, но сначала это физическое лицо должно быть установлено в качестве поставщика (W-9).требуется) с университетом, даже если возмещение будет произведено вам. Любая аренда должна быть между вами и арендодателем.
• Требования к квитанции: Квитанция и W-9

Оплата питания во время коротких поездок в континентальной части США

• Ограничение расходов на питание и непредвиденные расходы (M&IE) — это максимальная сумма, на которую путешественники UCI могут претендовать ежедневно на питание и непредвиденные расходы (чаевые) во время краткосрочных деловых поездок в континентальные Соединенные Штаты.
• Утверждайте только фактические разумные расходы, не превышая текущий лимит в день для поездок продолжительностью более 24 часов и менее 30 дней. Расходы на питание не могут быть возмещены для однодневных поездок.
• Когда нужны квитанции? Департаменты должны напоминать путешественникам, что возмещению подлежат только фактически понесенные расходы .

Оплата питания за пределами континентальной части США или в длительных поездках

• Суточные авторизованы в таких ситуациях; для всех зарубежных поездок, поездок в пределах Аляски, Гавайских островов и владений Соединенных Штатов (OCONUS) и внутренних командировок 30 или более человек. Суточные основаны на опубликованных ставках для определенного места на питание, проживание и чаевые за обслуживание. Командировочным должны быть возмещены их фактические расходы в пределах нормы суточных.
• Конкретные тарифы см. в следующих калькуляторах:
  • Международный калькулятор суточных
  • Калькулятор суточных для континентальной части США
  • Аляска, Гавайи, Калькулятор территорий и владений США
• Требования к квитанции: Нет, не должно превышать дневной суточной.

Заявки на получение аванса наличными

Авансы наличными предназначены для предполагаемых расходов (обычно только на питание и проживание), которые ожидаются во время командировки.

• Владельцы корпоративных карт:   Путешественники должны использовать свою корпоративную карту для получения денежных авансов на расходы, понесенные в связи с официальными командировками Университета.
• Владельцы некорпоративных карт: Путешественники, которые не могут получить аванс наличными по корпоративной карте, могут запросить аванс наличными в Университете в соответствии с процедурами, установленными кампусом. Политика UCI в отношении кредиторской задолженности:
  • Только активные сотрудники с профилем TEM могут запрашивать и получать денежный аванс.
  • Создайте документ Разрешение на поездку, чтобы запросить аванс наличными.
  • Согласуйте документ о разрешении на поездку с возмещением командировочных расходов после завершения командировки UCI.
  • Неиспользованный денежный аванс должен быть возвращен Университету.
  • Денежные авансы должны быть учтены в течение 45 дней после завершения поездки.

Поездки в штаты с AB 1887 Ограничения

• Законопроект Ассамблеи № 1887 запрещает использование государственных средств для поездок в штаты, которые приняли закон после 26 июня 2015 г., который (1) разрешает дискриминацию по признаку сексуальной ориентации , гендерная идентичность и гендерное самовыражение; или (2) отменил существующие меры государственной или местной защиты от такой дискриминации. Список штатов, в которых действуют ограничения на поездки, можно найти на веб-сайте Генерального прокурора штата: https://oag.ca.gov/ab1887.
• Дополнительную информацию можно найти на странице AB 1887.

Поездки на Кубу, в Иран, Северную Корею, Судан или Сирию

• Перед поездкой по университетским делам на Кубу, в Иран, Северную Корею или Сирию свяжитесь с сотрудником отдела экспортного контроля кампуса по номеру (acgreen1@uci.