Электронный билет на поезд для отчета в бухгалтерию: Электронные билеты в Авансовом отчете

Учет электронных билетов в 1С

24.09.2020

Начиная с версии 3.0.81 в программе «1С:Бухгалтерия 8» упрощенный учет электронных проездных билетов поддерживается для всех пользователей, в том числе для тех, у которых не настроена интеграция с сервисом Smartway. Теперь такие пользователи могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, после чего отражать расходы на проезд в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета. Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.

В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).

Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».

После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).

Поступление и учет билетов

Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.

В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

Рис. 1. Регистрация покупки билета

После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):

  • наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;


  • наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;


  • общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.

Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:

Дебет 60.02 Кредит 60.01

— на сумму зачтенной предоплаты;

Дебет 76. 14 Кредит 60.01

— на сумму приобретенного билета.

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).

Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).

Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.

Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).

Оформление авансового отчета

Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.

В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.

Рис. 2. Авансовый отчет по командировке

Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.

При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44.01, 20.01…) Кредит 71.01

— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;

Дебет 26 (44.01, 20.01…) Кредит 76.14

— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;

Дебет 19. 04 Кредит 76.14

— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).

От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».

Темы:

электронный билет

, 1С:Бухгалтерия 8

, smatrway

, учет расходов

, авансовый отчет

Рубрика:
Бухгалтерский учет и отчетность
, 1С:Бухгалтерия 8

Поделиться с друзьями:

Подписаться на комментарии

Отправить на почту

Печать

Написать комментарий

Единый семинар 1С для бухгалтеров и руководителей пройдет 14 декабря 2022 года
Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8»: загрузка отчета о продажах OZON через API
НДФЛ, страховые взносы, персотчетность и 4-ФСС: когда платить налоги и сдавать отчетность за 2022 год
Учет налоговых убытков от реализации амортизируемых ОС в «1С:Бухгалтерии 8»
Вышел свежий декабрьский электронный номер журнала «БУХ. 1С»

«Билетные» вопросы с оглядкой на изменения в «командировочной» Инструкции. Бухгалтер 911, № 39, Сентябрь, 2017

Сегодня поговорим о транспортных билетах. А именно о том, каким должен быть транспортный билет, чтобы по нему можно было возместить расходы командированному работнику. Основное внимание сосредоточим на электронных билетах, ведь как раз с ними возникает больше всего вопросов. Плюс есть информационный повод — Минфин «осовременил» «командировочную» Инструкцию.

электронный ж/д, авиа-, автобусный билет, возмещение расходов, налоговый кредит Работник сдал авансовый отчет с распечатанным электронным билетом на поезд (билет приобретен через Интернет). Есть ли у нас основания возмещать ему расходы? Должен ли к билету прилагаться оригинал квитанции о его оплате?

«Командировочный» п.п. 170.9.1 НКУ устанавливает, что возмещаемые работодателем расходы на проезд не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии:

03164″>(1) документов, подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов, в том числе электронных билетов;

(2) посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта;

(3) расчетного документа об их приобретении (причем независимо от вида транспорта).

Однако с ж/д билетом на поезд все складывается гораздо проще. Железнодорожный билет оформляют по правилам Порядка № 331/137*. И при заказе электронного билета работник получает на электронную почту посадочный документ, который он должен распечатать.

* Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры от 30. 05.2013 г. № 331/137.

Так вот, этот посадочный документ одновременно является и проездным, и расчетным документом (п. 5.6 Порядка № 331/137). Данные электронного посадочного, перевозочного или документа на услуги железной дороги заносятся в специализированный РРО (п. 8.6 разд. VIII Порядка № 331/137). Соответственно, он выполняет и функции фискального чека.

Поэтому при использовании электронных ж/д билетов отдельный документ, подтверждающий их оплату, не нужен. Также и не нужен посадочный талон (нужен посадочный документ).

К слову, с тем, что ж/д билет (в том числе электронный) на поезд считается расчетным документом (т. е. к нему не нужно прилагать документ об уплате), соглашаются и сами налоговики.

Так, в категории 109.10 ЗІР сказано, что распечатанный электронный проездной билет на железнодорожный транспорт считается расчетным документом, если он оформлен на соответствующем бланке проездного документа или сформирован в электронном виде согласно требованиям Порядка № 331/137.

Для возмещения стоимости проезда на поезде работнику достаточно приложить к авансовому отчету электронный проездной ж/д билет (посадочный документ), распечатанный на принтере. А расчетный документ и посадочный талон не нужны.

Для перевозки багажа достаточно приложить распечатанный электронный перевозочный документ, а для подтверждения услуг по пользованию комплектом постельных принадлежностей и услуг по резервированию мест — распечатанный электронный документ на услуги.

То же самое указано и в «командировочной» Инструкции № 59** (п. 12 разд. II), которая совсем недавно была обновлена (приказом Минфина от 28.07.2017 г. № 669)***:

** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

031419″>*** Инструкция обязательна лишь для бюджетников и госслужащих. Для субъектов хозяйствования, которые ни полностью, ни частично не финансируются из бюджета, она носит вспомогательный (справочный) характер. Хотя некоторые правила и гарантии, прописанные в ней, такие субъекты могут взять на вооружение, закрепив это в собственном Положении о командировках.

«В случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ, а в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги».

При этом сразу отметим, что с билетами на другой вид транспорта (например, авиабилетами) такой вариант не пройдет (но о них расскажем чуть дальше).

Что касается отражения в учете расходов на проезд по ж/д билету, то:

— для налога на прибыль — полностью ориентируемся на правила бухучета. Никаких корректировок финрезультата не предусмотрено;

— в бухучете — расходы на проезд включаем в те статьи расходов, с которыми была связана поездка (отражают их на следующих счетах в бухучете: 23, 91, 92, 93, 94).

Расходы отражают в учете на дату утверждения руководителем предприятия Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание, — как быть с налоговым кредитом по НДС.

Транспортные билеты при условии, что они содержат (1) общую сумму платежа, (2) сумму НДС и (3) налоговый номер продавца, являются документами — заменителями налоговой накладной и дают право на налоговый кредит (п. п. «а» п. 201.11 НКУ).

Правда, здесь есть такой момент. Выше мы отмечали, что ж/д билет одновременно является и расчетным документом, т. е. выполняет и функцию фискального чека. Поэтому иногда возникает вопрос: нужно ли при отражении налогового кредита по ж/д билету применять чековый суммовой критерий в 200 грн.?

Сразу отметим — не нужно . Отражать сумму НДС в составе налогового кредита следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ (относим в налоговый кредит всю сумму НДС, указанную в билете), а не как по фискальному чеку. Это подтверждают и сами налоговики (см., к примеру, письмо Межрегионального ГУ ГФС от 16.12.2015 г. № 27154/10/28-10-06-11).

Датой формирования налогового кредита является дата утверждения авансового отчета (письмо ГФСУ от 22.08.2017 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). А вот если предприятие оплачивало билет по безналу с текущего счета, то такое перечисление будет первым событием в операции приобретения. В таком случае право на налоговый кредит возникнет уже на дату такого перечисления.

Работник оплатил стоимость ж/д билета со своей карты через ПриватБанк. Помимо стоимости билета уплачен сервисный сбор за услуги банка. Можно ли ему возместить стоимость этих услуг без удержания налога с доходов?

Действительно, сумма сервисных услуг (обычно именно так названы услуги банка за денежный перевод) выделена в самом электронном ж/д билете.

Непосредственно в «командировочном» п.п. 170.9.1 НКУ прямо о таких услугах ничего не сказано. Но их вполне можно рассматривать как расходы, связанные с проездом. И если раньше в этом были некие сомнения, то сейчас возмещать работнику услуги банка при приобретении билетов разрешено даже бюджетникам.

В обновленной Инструкции № 59 (абз. 2 п. 4 разд. I) теперь прямо закреплено, что если работник применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, ему возмещается сбор за перевод денежных средств электронными средствами при наличии документального подтверждения его уплаты. Это могут быть выписки с карточного счета или другой документ на бумажном носителе, который подтверждает сумму уплаченного сбора.

Правда, руководитель может вводить ограничения по оплате таких услуг.

Учитывая, что Инструкция № 59 распространяется лишь на бюджетников и госслужащих, то закрепите аналогичную норму (о возмещении сбора за перевод денежных средств) в своем внутреннем Положении о командировках и можете тогда не опасаться претензий налоговиков. Единственное — опять же остается условие о том, что нужен документ, подтверждающий уплату комиссии банку.

Хотя считаем, что если речь идет о ж/д билете, который сам по себе является расчетным документом, то дополнительный документ, подтверждающий уплату комиссии, и не нужен (если эти сервисные услуги будут значиться в самом билете). Ведь этот факт будет подтверждать сам билет.

033158″>Услуги банка в этом случае, считаем, следует относить в состав административных расходов — на счет 92 (п. 18 П(С)БУ 16).

Командированный работник к авансовому отчету приложил ж/д билет, в стоимость которого включена порция чая (6 грн.). Можно ли работнику возместить его стоимость?

Здесь стоит обратить внимание на такой момент. Пункт 5 разд. II Инструкции № 59 устанавливает, что расходы на питание, стоимость которых включена в проездные документы, оплачивается работником за счет суточных расходов. Да, эта Инструкция для обычных предприятий (не финансируемых за счет бюджета) не обязательна. Но, чтобы избежать претензий от налоговиков, лучше:

— либо не компенсировать стоимость чая работникам;

— либо компенсировать, но тогда включать его стоимость в налогооблагаемый доход с удержанием НДФЛ и военсбора.

И будьте внимательны с НДС. Если вы отражаете налоговый кредит на основании транспортного билета, то НДС со стоимости чая также придется включить в налоговый кредит, а затем компенсировать его на основании п. 198.5 НКУ.

Нет, не достаточно. Здесь снова стоит вспомнить о «командировочном» п.п. 170.9.1 НКУ, который требует для необложения дохода работника при возмещении ему стоимости проезда наличия (1) как самого электронного билета, так и (2) посадочного талона (если он предусмотрен соответствующими перевозками), а также (3) документа об оплате.

Работник в качестве подтверждения проезда приложил к авансовому отчету распечатку электронного авиабилета (заказывал через Интернет). Достаточно ли этого?

При этом, в отличие от ж/д билета на поезд, электронный авиабилет не является одновременно и расчетным документом (через РРО его никто не регистрирует). Поэтому к электронному авиабилету должен быть обязательно приложен документ, подтверждающий факт уплаты билета (если работник приобретал его сам).

Да и посадочный талон также необходим!

Причем при онлайн-регистрации на авиарейс нужно распечатать полученный на электронную почту посадочный талон (если этого не сделать, то в случае с некоторыми авиакомпаниями придется потратиться на доплату за распечатку посадочного талона).

Достаточно ли будет распечатки посадочного талона или нужен обязательно оригинал отрывной части посадочного талона?

Раньше налоговики требовали оригинал. Они настаивали на том, что в случае использования авиа-электронного билета основанием для «безналогового» возмещения расходов на его приобретение является исключительно оригинал отрывной части посадочного талона пассажира. И сама Инструкция № 59 говорила о том, что нужен именно оригинал отрывной части посадочного талона.

Теперь же в обновленной Инструкции № 59 (п. 12 разд. II) сказано, что все-таки при онлайн-регистрации на рейс вместо оригинала посадочного талона подойдет распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон. Если вы пропишете то же самое в своем «командировочном» Положении, то можете возмещать расходы на перелет и НДФЛ/военсбор не удерживать. Ведь п.п. 170.9.1 НКУ о форме талона не говорит ничего.

Поэтому после того как соответствующая норма появилась в Инструкции № 59, претензий у налоговиков к распечатанному посадочному талону быть не должно .

Так что для подтверждения и «необложения» расходов на авиаперелет работник должен приложить: (1) распечатку электронного авиабилета, (2) документ об оплате, (3) распечатанный электронный посадочный талон.

А как быть, если, не успев зарегистрироваться онлайн, командированный работник потратился на распечатку посадочного талона непосредственно за стойкой? Несмотря на то, что некоторые авиаперевозчики требуют за это плату, такие расходы также должны быть компенсированы предприятием. И также «безналогово» для работника. Ведь они понесены в связи с командировкой. Главное — подтвердить такие расходы документально.

Работник потерял посадочный талон на самолет. Билет он купил за свои деньги. Можно ли ему возместить стоимость проезда без удержания налога с доходов и военсбора?

Обновленная Инструкция № 59 предусматривает такую возможность.Так, в абз. 3 п. 12 указано, что в случае потери посадочного талона командированному работнику с разрешения руководителя могут быть возмещены расходы на приобретение электронного авиабилета при условии предоставления оригинала справки авиаперевозчика, которой удостоверено состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования электронного билета полностью по указанному маршруту.

Поэтому попросите у работника объяснительную о причинах потери билета и получите от авиакомпании справку.

Хотя не исключено, что такое возмещение налоговики захотят видеть в составе облагаемого дохода работника, поскольку будет нарушен п.п. 170.9.1 НКУ, требующий наличия посадочного авиаталона.

Работник ездил в командировку. Принес распечатанный на принтере электронный билет на автобус (покупал онлайн). Можно ли вернуть ему деньги по таким документам?

«Обновленная» Инструкция № 59 это допускает. Так, в абз. 8 п. 12 указано: «в случае осуществления интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является распечатанный на бумажном носителе проездной документ».

Как видим, согласно Инструкции № 59 достаточно вообще только распечатки проездного документа. Но, на наш взгляд, пока здесь еще не все так гладко и этот момент должны еще прояснить налоговики .

Во-первых, это должен быть именно электронный автобусный билет, а не, скажем, бланк заказа, который еще нужно обменять на билет. Распечатанные на бумажном носителе ваучеры (бланки заказов и прочее) не являются билетом.

Во-вторых, как требует п.п. 170.9.1 НКУ, помимо билета нужны еще и (1) посадочный талон (если его наличие требуют правила перевозки) и (2) документ, подтверждающий его уплату.

И если в отношении посадочного талона можно утверждать, что для автобусных перевозок он и не нужен — по крайней мере, в Правилах № 176**** он не упоминается, то все равно должен быть документ, подтверждающий оплату билета. Ведь налоговики не признают электронный автобусный билет (в отличие от бумажного билета) расчетным документом. Так, в категории 109.02 ЗІР фискалы отмечают:

**** Правила предоставления услуг пассажирского автомобильного транспорта, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.97 г. № 176.

«поскольку формы электронных билетов на перевозку пассажиров и багажа и грузов автомобильным транспортом законодательно не установлены, то они не могут считаться расчетными документами в понимании Закона».

И даже если вы внесете соответствующие поправки в собственное Положение о командировках, аналогичные тем, которые прописаны в абз. 8 п. 12 Инструкции № 59, это ситуацию не спасет. Поэтому помимо самой распечатки автобусного билета работнику нужно приложить еще и документ, подтверждающий его оплату. Возместить расходы на проезд по автобусному электронному билету без расчетного документа вы вправе, только удержав НДФЛ и военсбор с его стоимости.

Работник приобрел билет раньше, чем был издан приказ о его командировке. Можно ли возместить стоимость билета работнику?

Можно. Считаем, что в этом ничего страшного нет. Главное, чтобы даты отъезда/приезда на транспортном билете совпадали с датами выбытия работника в командировку / датами прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке.

Ну и, конечно же, стоит позаботиться о том, чтобы имелись доказательства того, что командировка действительно была.

Центральная система бухгалтерской отчетности

ВАЖНО! Объявление о приостановлении действия символа казначейского счета (TAS)

Центральная система бухгалтерского учета и отчетности (CARS) занимается бухгалтерским учетом и отчетностью для всех федеральных агентств.

Центральная система бухгалтерской отчетности (CARS) — это электронная система записи государственных финансовых данных, которая обеспечивает упрощенную отчетность агентств и поддерживает стандартизацию в масштабах всего правительства.

Наряду с системой скорректированного пробного баланса государственного казначейского счета (GTAS) и системой внутригосударственных платежей и инкассо (IPAC), CARS является системой, подпадающей под действие общегосударственного бухгалтерского учета (GWA).

МАШИНЫ Включает:

  • Финансовый менеджмент и бухгалтерская информация по федеральным программным агентствам
  • Процессы Бюро налоговой службы, связанные с бухгалтерским учетом для каждого ассигнования, фонда и остатка средств на счете получения в Казначействе
  • Учет в главной книге государственных денежных средств и денежных активов
  • Ежемесячные отчеты казначейства и Объединенный отчет правительства США и Приложение.

Узнайте больше о CARS

Что CARS делает для вас?

  • Обеспечивает упрощенную отчетность агентства
  • Поддерживает общегосударственную стандартизацию
    • Единое место для записи и извлечения данных и информации из казначейства
    • получить подробную информацию о транзакции для поддержки исследований и согласования
  • Позволяет агентствам классифицировать платежи, сборы и внутригосударственные операции при создании
  • Учетная классификация Символ казначейского счета — код типа делового события (TAS-BETC), сообщаемый во всех транзакциях CARS
  • Предоставляет агентствам более совершенные инструменты и более своевременные данные для управления своими казначейскими счетами
  • Сокращает время обработки ежемесячных бухгалтерских отчетов агентства
  • Формат единого символа казначейского счета (TAS), устраняющий дорогостоящие и уязвимые пешеходные переходы
  • Подготавливает и распространяет бюджетные отчеты, такие как Ежемесячный финансовый отчет (MTS) и Объединенный отчет (CS)
  • Поддерживает отчетность агентства в формате Component TAS
    • обеспечивает точную и актуальную финансовую информацию в масштабах всего правительства
    • устраняет несколько уровней выверки, которые ранее требовались для проверки остатков средств в центральной системе бухгалтерского учета
    • сводит к минимуму избыточность данных и улучшает обмен данными между центральной системой учета налоговой службы, системами поставщиков финансовых услуг и основными финансовыми системами вашего агентства

Зарегистрируйтесь сейчас!

Комиссар Гриббен обращается к финансовым директорам Агентства по поводу инициатив по модернизации

Загрузите ежегодное письмо

Будьте в курсе событий с CARS

Подпишитесь на уведомления по электронной почте и получайте новости и обновления CARS прямо на свой почтовый ящик!

Присоединяйтесь к списку рассылки

При нажатии этой кнопки создается сообщение электронной почты со всем заполненным — просто отправьте сообщение. Через 15 минут вы получите подтверждающее сообщение из списка – ответьте на сообщение.

Связаться с командой CARS

[email protected]
877-440-9476

Последнее изменение 22.09.21

Железнодорожная система бронирования: функции, провайдеры, внедрение

Время чтения: 12 минут

Путешествие на поезде находится в невыгодном положении в нашем мире. После более чем 100-летнего господства на транспорте железные дороги больше не могут конкурировать с воздушным транспортом. И если вас беспокоит справедливость этого сравнения, все, что вам нужно сделать, это рассмотреть, как на ожидания в отношении покупки железнодорожных билетов повлияло то, как мы покупаем авиабилеты.

Одно из самых интересных различий между воздушным и железнодорожным транспортом заключается в роли технологии в каждом из них. Авиакомпании полагаются на свои ИТ-системы, инвестируя в инновации, чтобы конкурировать и выживать. Железные дороги не рассматривают ИТ как стратегический фактор успеха, поскольку часто неясно что и почему нужно внедрять инновации. Рынок менее конкурентный, поэтому операторам требуется больше времени, чтобы не отставать от тенденции. Это приводит к неудовлетворительному и запутанному опыту покупок для пассажиров и застою роста для поставщиков.

Узнайте больше о путешествии на поезде

В этой статье мы хотим разобраться именно с этим и объяснить, как современная система бронирования и продажи билетов может быть выгодна поставщикам услуг, путешественникам и всей отрасли железнодорожных перевозок.

К сожалению, железные дороги не интегрированы в туристическую экосистему, как авиакомпании, отели, прокат автомобилей или даже круизы. Посетите некоторые из крупнейших онлайн-турагентств, таких как Expedia или Booking.com, которые доминируют в распространении путешествий в Интернете, и вы не найдете в них бронирование билетов на поезд. Конечно, существуют специализированные OTA, такие как Trainline, но это только еще больше изолирует индустрию пассажирских поездов от остальных поставщиков туристических услуг. Давайте проанализируем, почему это происходит и в чем заключаются эти различия.

Восходящий характер проблем железнодорожного распределения

Отсутствие сотрудничества железных дорог . Купить билет на стыковочный рейс несложно. Авиакомпании имеют интерлайн-соглашения друг с другом, позволяющие пассажирам беспрепятственно путешествовать несколькими рейсами, регистрируясь один раз и получая перебронирование в случае нарушения. Отсутствие подобных союзов между железными дорогами приводит к снижению конкуренции, снижению пассажиропотока и минимальному количеству трансграничных поездок.

Отсутствие стандартизации. Совместное использование данных, которое является святым Граалем распределения поездок, возможно только тогда, когда все системы работают одинаково и используют одну и ту же бизнес-логику, формат данных и технологии обмена данными. Технологии авиакомпаний, например, были порождены единой системой бронирования — Sabre. Технологии поездов не пошли по одному и тому же пути эволюции, что привело к появлению разных подходов, процессов и продуктов. В результате даже в глобальных распределительных системах (GDS), обеспечивающих работу крупнейшей сети поставщиков туристических услуг, зарегистрировано не более 50 железнодорожных операторов9.0005

Отсутствие данных клиента . Железнодорожные операторы не знают своих клиентов. Из-за спорадического характера покупки билетов на поезд (люди могут покупать билеты онлайн, в киоске на станции или даже на борту) вы не можете создать целостный обзор своих клиентов. Это означает, что компании нацелены на очень общее впечатление о пользователе и не могут точно сегментировать пользователей и оценивать их предложения.

Устаревшая технология . Устаревшие системы являются проклятием их существования для многих традиционных отраслей, включая железную дорогу. Как правило, они разрабатываются с использованием устаревшей технологии, имеющей множество ограничений в современном мире; дороги в управлении и обслуживании, что побуждает разработчиков использовать обходные пути и хаки, чтобы поддерживать его в рабочем состоянии; не разрабатывается с нуля, например, путем настройки системы бронирования авиабилетов; и сделанные на заказ, что создает несогласованность и останавливает связь между системами.

Три из этих проблем (стандартизация, данные о клиентах и ​​технологии) можно решить, внедрив современную усовершенствованную систему бронирования железнодорожных билетов. Четвертый (сотрудничество) последует, когда у вас будет основа для него. Продолжим рассмотрением того, какие функции будет выполнять такая система.

Особенности системы резервирования железнодорожных билетов

Система резервирования железнодорожных билетов представляет собой программное обеспечение, которое управляет распределением, ценообразованием, планированием и другими железнодорожными операциями. У большинства провайдеров некоторые из этих функций оцифрованы, но, как мы уже упоминали, это делается спорадически. Мы хотим поговорить о четырех основных модулях систем бронирования и рассказать о дополнительных интеграциях, на которые стоит обратить внимание.

Модули системы бронирования билетов и их соединения

Многоканальное распространение

Одной из самых больших проблем устаревших систем бронирования является сложное распределение билетов или даже его отсутствие в некоторых формах. Железные дороги могут распределять места в поездах прямо и косвенно. Прямые каналы включают:

  • веб-сайт/приложение электронной коммерции,
  • киоск или билетный автомат на вокзале,
  • бортовых кассовых устройств.

Непрямые продажи осуществляются:

  • традиционные туристические агентства,
  • интернет-турагентства,
  • туристических компаний,
  • традиционная билетная касса на вокзале.

Каждый из этих методов требует отдельного подхода к реализации. Система резервирования обычно предоставляет три основных метода распределения.

Система бронирования поездов . Система интернет-бронирования — это часть программного обеспечения, которое получает поисковые запросы клиентов, а затем возвращает соответствующие результаты из своего инвентаря. Где-то в середине процесса движок также может применять пользовательские бизнес-правила для определения приоритета отображения результатов поиска или объединять несколько услуг в одно предложение, что увеличивает продажи. Механизмы бронирования используются на веб-сайте и в приложении железнодорожного оператора, а также могут отображаться в разных типах. Например, у вас может быть отдельный движок для корпоративных клиентов и дистрибьюторов. В этом случае доступ к ним обычно осуществляется через экстранет.​​

Процесс системы бронирования билетов на поезд

Экстранет . Этот веб-сайт в рамках веб-сайта доступен только для авторизованных пользователей и используется турагентами и корпоративными клиентами для доступа к эксклюзивным ценам и предложениям, установленным по предварительным соглашениям. Система бронирования скрыта за стеной экстранета.

Соединения API . Интерфейс прикладного программирования (API) — это стандартный метод межсистемной связи в туристической отрасли и за ее пределами. Вот как железнодорожный провайдер может отправлять данные о своих запасах в GDS, OTA и TMC для косвенного распространения. Это может быть отличным способом увеличить количество заказов, поскольку только несколько крупных операторов предоставляют железнодорожные API, и это позволит дистрибьюторам легко установить доступ к вашему инвентарю.

Железнодорожные перевозки

Система резервирования железнодорожных перевозок называется резервирование , поскольку она в основном касается задач распределения и бронирования, поэтому, например, управление персоналом и моделирование маршрутов рассматриваются отдельно. Но в зависимости от инструмента вы можете спрятать все эти функции под одной крышей. Давайте пройдемся по ним.

Управление запасами . Система отслеживает доступность, импортируя данные не только со всех каналов сбыта, но и с портативных считывателей в поездах. Эта автоматизация исключает ошибки с избыточным бронированием или распределением мест.

Тарифы и генерация цен . Здесь настраиваются все предложения продуктов, скидки и базовые цены. Одна из более продвинутых функций — динамическое ценообразование — помогает корректировать цену в зависимости от прогноза спроса и других факторов. Мы коснемся этого подробно, касаясь модуля управления доходами.

Ценовая панель в Резопии
Источник: Программное обеспечение Sonata

Оптимизация сиденья . Функция, которая стала особенно актуальной в эпоху социального дистанцирования, — это организация схемы рассадки в зависимости от различных условий. Другие приложения включают максимизацию дохода: вы можете оценивать места на основе класса или комфорта или, следуя методике авиакомпаний, во время покупки.

Обмен информацией . Существует два типа информации, которую железнодорожный оператор должен предоставлять пассажирам. Во-первых, это информация о сбоях в расписании или перерывах. Обычно это выполняется путем публикации обновлений на информационных дисплеях на станции (в веб-форме или в форме GTFS) или в виде уведомлений (SMS, электронная почта, в приложении и т. д.). Второй тип — это информация о пассажирах в режиме реального времени (RTPI), которая использует GPS-отслеживание. публиковать положение транспортного средства или задержки, которые рассчитываются автоматически.

Управление сбоями . Когда происходит нарушение работы железной дороги, операторы должны решить три основные проблемы: расписание, экипаж и подвижной состав. Эти меры обычно выполняются вручную, поэтому система должна, по крайней мере, иметь инструменты для этого. Например, оператор должен иметь обзор автомобилей в резерве и легко отфильтровывать автомобили с нужной вместимостью. Чтобы получить более полное представление о том, как устраняются сбои, прочитайте нашу статью об управлении сбоями в работе авиакомпаний.

Бронирование и оформление билетов

Железнодорожный транспорт рассматривает процессы оформления и бронирования билетов как одно и то же, так как нет задержки или различия между бронированием и получением билета на поезд, в отличие от воздушного транспорта. Функциональность продажи билетов охватывает функции, ориентированные на клиентов, которые позволяют клиентам удобно выбирать, оплачивать, использовать и распечатывать билеты. Некоторые из наиболее важных реализаций продажи билетов на современной платформе бронирования включают следующее.

Расширенные возможности поиска . Одной из самых больших тенденций в сфере продаж туристических услуг сегодня является предоставление возможностей не только для поиска подходящего варианта, но и помощь клиентам в планировании всего путешествия на вашей платформе. Такая система собирает больше информации о клиенте, чтобы адаптировать результаты к его индивидуальным потребностям. Этого можно добиться с помощью правил (например, показ самых быстрых маршрутов для клиентов, которые отметили «деловые поездки») или интеллектуальных алгоритмов, которые собирают явные и неявные данные для создания наиболее подходящих предложений.

LNER обеспечивает удобный процесс планирования поездки
Источник: Silverrail

Управление профилями клиентов . Профили клиентов управляют омниканальным покупательским опытом, позволяя пользователям легко переключаться между каналами, сохранять свои прошлые поиски и способы оплаты, управлять программой вознаграждений и многое другое. А стоимость провайдера близка к безграничной. Железнодорожные операторы, которые, как правило, плохо знают своих клиентов, оказываются в невыгодном положении, когда пытаются ориентироваться на конкретные предложения и устанавливать для них привлекательные цены. Профили клиентов являются прекрасным источником данных о клиентах.

Профиль клиента в приложении Trenitalia позволяет пользователям просматривать свои рекламные акции и счета, сохранять способ оплаты и многое другое. Стандартизированные авиакомпаниями, SSR или запросы на специальные услуги предоставляются во время бронирования путешественниками с ограниченными возможностями и особыми потребностями, чтобы сообщить поставщику услуг, как они могут подготовиться. В железнодорожной отрасли такие запросы обычно делаются по телефону или в разговоре с кем-то на станции. Но есть лучшие способы реализовать это, например, включив онлайн-форму в процесс бронирования.

Заказ помощи пассажирам для путешественников на поезде
Источник: Аэропорт Гатвик

Другие функции, которые могут улучшить процесс бронирования, включают:

  • дизайн программы лояльности,
  • многоязычная и мультивалютная поддержка,
  • карты мест,
  • уведомления по электронной почте, SMS или в приложении,
  • интеграция нескольких вариантов оплаты,
  • простых возможностей перебронирования и отмены,
  • автоматических возвратов.

Управление доходами и вспомогательными доходами

Управление доходами (RM) представляет собой совокупность методов увеличения доходов за счет контроля наличия и цен на продукты. Активно применяемая в авиа- и гостиничном бизнесе, она может быть с таким же успехом реализована и для железнодорожных операторов. Хотя исследования в этой области по-прежнему ограничены, а внедрение происходит из других отраслей, есть успешные примеры и существующие решения, которые обеспечивают оптимизацию доходов для пассажирских железных дорог.

Посмотрите наше видео, чтобы узнать об управлении доходами менее чем за 8 минут

Прогнозирование спроса . Решения RM в значительной степени основаны на прогнозах спроса, которые составляются на основе исторических данных о покупках и информации о поведении клиентов и покупательских предпочтениях. Хотя операторы постоянно делают прогнозы спроса, передовые методы, обеспечивающие наиболее точные прогнозы, создаются с применением прогнозной аналитики — подхода машинного обучения.

Анализ ценовой чувствительности . Чувствительность пассажиров к цене — один из основных параметров для сегментации ваших клиентов (например, на эконом- и бизнес-классы) и корректировки цен в соответствии с этими сегментами. Анализ чувствительности к цене, как и прогнозирование спроса, должен автоматически обновляться по мере сбора дополнительных данных о поведении клиентов.

Автоматическое ценообразование . Весь этот анализ позволяет системе автоматически корректировать цены для большинства поездок.

Возможности интеграции

В идеальном мире вы можете получить систему бронирования из коробки, установить ее и использовать с нуля. Многие провайдеры пытаются поддержать это мышление, гарантируя своим клиентам, что одно решение все исправит. Но в реальной жизни внедрение новой системы обычно сопряжено с несколькими оговорками.

  • Передача данных . Вероятно, вы уже храните данные о клиентах или финансовые данные в специализированном программном обеспечении. Интеграция данных в новую систему, которая работает по-другому и требует времени на освоение, не очень эффективна.
  • Отсутствие функциональности . Вы не сможете найти систему, отвечающую всем требованиям, особенно в железнодорожной отрасли, где нет большого выбора поставщиков.
  • Стандартная функциональность . Даже если есть модуль отчетности, ему может не хватать функций, чтобы удовлетворить ваши потребности, поскольку провайдеры не могут одинаково специализироваться на всех бизнес-операциях.
  • Неуверенность в будущем . Вы не можете быть уверены, какие функции будут важны для вас через год или около того, но вам нужно программное обеспечение сейчас, так что это сложный выбор.

Эти проблемы можно устранить, если учесть, насколько система дружелюбна к сторонним интеграциям и какие интеграции они уже предоставляют. Вот некоторые из вариантов, которые вы должны рассмотреть в качестве потенциальных интеграций.

CRM и маркетинговые инструменты. Если вы уже используете популярный инструмент CRM от Salesforce или HubSpot, рассмотрите решения, которые могут легко синхронизироваться с ними и импортировать данные через установленное соединение. Инструменты CRM позволяют собирать учетные записи пассажиров и идентифицировать их как лояльных, создавать маркетинговые кампании, настраивать соглашения, лимиты и скидки.

Бухгалтерские инструменты . Есть гораздо лучшие и специализированные варианты, чем те, которые предоставляются системами бронирования на железной дороге. Хотя обычно есть внутренние возможности для создания счетов, сверки платежей и базового отслеживания кредиторской/дебиторской задолженности, вы, вероятно, получите больше пользы от QuickBooks или других популярных инструментов.

Средства отчетности и бизнес-аналитики . Существуют базовые стандартизированные отчеты, предлагающие ежедневные продажи, операционные отчеты и отслеживание других общих действий. Они приносят некоторую пользу, но с точки зрения передовых технологий, которые можно использовать для управления доходами, рассмотрите инструменты бизнес-аналитики. Такие продукты, как Sisense и Tableau, учитывают данные из огромного количества источников и в конечном итоге используются для помощи в принятии решений.

Внедрение системы резервирования железнодорожных билетов

Если мы посмотрим на системы, которые уже используют железнодорожные компании, то увидим, что технологии резервирования можно условно разделить на две категории.

Системы индивидуальной сборки , созданные с нуля либо собственными техническими усилиями поставщика, либо привлечением технического партнера. Таков, например, опыт Deutsche Bahn с Amadeus. Это более дорогой, сложный и трудоемкий метод, который также позволяет полностью соответствовать вашим ожиданиям в отношении готового продукта и обеспечивать выполнение любых требований интеграции.

Готовые модульные системы , когда оператор покупает готовое решение, например, как Eurostar использовала S3 Passenger. Благодаря более быстрому выводу на рынок и меньшим инвестициям вы сможете запустить систему в кратчайшие сроки, но сначала вам придется рассмотреть все варианты. В конце концов, вам все равно нужно будет внести коррективы и, возможно, индивидуальную интеграцию.

Оба сценария допустимы. А поскольку рынок железнодорожных технологий очень мал, они иногда объединяются с системным поставщиком, также предлагающим индивидуальную настройку. И есть также проблема цифровой трансформации, если вы переходите с устаревшего инструмента. Здесь вашей главной проблемой будет не поиск хорошей системы, а поиск хорошего технологического партнера, который поможет вам принять эти важные решения и будет направлять вас в зависимости от того, какой подход вы выберете.

Принимая во внимание все это, мы хотим предоставить вам обзор нескольких поставщиков услуг бронирования, чтобы помочь вам укрепить свое видение системы, которую вы хотите внедрить. Хотя мы не рекламируем ни одного из провайдеров, мы считаем, что примеры будут полезны.

S3 Passenger by Sqills

Sqills является специализированным поставщиком технологий общественного транспорта, в том числе для железнодорожных и автобусных операторов. Недавно приобретенная Siemens Mobility, она предлагает свой программный пакет таким поставщикам, как британская RDG, канадская VIA Rail, французская TER и другим известным компаниям. Их основной продукт S3 Passenger — это SaaS-инструмент для создания клиентоориентированного процесса бронирования с распространением, поддерживаемым API.

Пассажирские модули S3

В настоящее время он работает с более чем 35 операторами в 9 странах, что может показаться немного, но его недавнее приобретение и динамичный рост демонстрируют вероятность того, что его сеть будет продолжать расти.

SilverRail

SilverRail имеет прочную основу в экосистеме распределения путешествий. В 2017 году Expedia приобрела 70-процентную долю в компании, рассматривая это как важный компонент в развитии своей железнодорожной сети. Но когда сменилось руководство, приоритеты Expedia изменились, и SilverRail была продана обратно ее руководству. Тем не менее, в наши дни SilverRail работает как железнодорожный агрегатор и, в частности, обеспечивает бронирование бизнес-рейсов на Egencia.

Кроме того, SilverRail предлагает железнодорожным операторам модульные решения, в том числе:

  • поиск и планирование поездки,
  • выписка билетов,
  • дистрибутив,
  • исполнение,
  • служба поддержки клиентов,
  • анализ данных.

SilverRail обеспечивает продажи для крупнейшего французского железнодорожного оператора SNCF, среди прочих.

TurnIt Ride

TurnIt — эстонский поставщик решений для резервирования и управления запасами для автобусных и железнодорожных компаний. Их продукт Turnit Ride представляет собой сквозную модульную систему, которая обеспечивает:

  • распространение через Интернет, мобильные устройства, бортовые устройства, киоски, агентский портал, GDS и OTA;
  • обмена информацией о пассажирах через информационные дисплеи и уведомления в режиме реального времени;
  • маркетинговых возможностей с управлением скидками, кампаниями и программами лояльности;
  • Управление логистикой, обеспечивающее маршрутизацию и взаимосвязи;
  • управление запасами и профили автопарка и их возможности;

    • Конфигурация операций

  • , включая управление активами и экипажем;
  • SOAP и REST API для бесшовной интеграции.

Rezopia от Sonata Software

Rezopia — это облачная платформа для путешествий, которая обеспечивает сквозное бронирование, операции и распространение туристических предложений. Хотя он также распространяется на авиаперевозки и туроператоров, продукт имеет специальный модуль для железнодорожных операций, который включает:

  • Создание расписания поездов
  • Состав вагона и управление конфигурацией
  • Управление запасами и доходностью
  • Тарифы и цены
  • Правила динамического ценообразования
  • Управление скидками, льготами и акциями
  • Правила оптимизации места
  • Управление сбоями
  • Политика оплаты, отмены и изменения

Другие модули включают распределение (API, B2B, сайт электронной коммерции), резервирование, дополнительные доходы, бэк-офис и бухгалтерский учет, отчеты и документацию.

Повышение доступности железных дорог

Конечная цель — помочь клиентам найти билеты на поезд. И иногда железнодорожным перевозчикам нужно делать небольшие шаги, чтобы это произошло, потому что некоторые проблемы более прозаичны, чем мы привыкли решать.

Последнее различие между авиаперевозками и поездками на поезде заключается в том, как они пересекают государственные границы.

➜